Geplaatst op
Het versturen van je factuur is na een opdracht natuurlijk de ultieme voldoening. Je hebt hard gewerkt en je passie in de opdracht gestoken, dat geeft pas echt voldoening als de factuur ook zo snel mogelijk wordt voldaan. Hoe zorg je er als ondernemer voordat je een goede cash flow hebt en dat je, ook bij langer lopende opdrachten, regelmatig inkomen hebt? Door deze facturatie tips toe te passen verzeker je jezelf van een uitstekend facturatieproces.
Let er wel op dat met de nieuwe GDPR regels het strenger is geworden om om te gaan met data binnen het bedrijf. Je verwerking en beveiliging dient goed op orde te zijn. Zeker binnen je onderneming en binnen de facturatie is er vaak sprake van gevoelige informatie. Er zijn daarom verschillende normen ontworpen om bedrijven hierbij te helpen. Denk bijvoorbeeld aan de ISO 27001 welke bijdraagt aan de informatiebeveiliging binnen het bedrijf.
Facturatie tips
Enkele tips om je facturatie proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, zodat je er zelf weinig tot geen tijd aan kwijt bent en verzekerd bent van een hoge succesratio:
#1 Maak een duidelijke template
Een goede, duidelijke factuur is de essentie van goede facturatie. Zorg dat de opdracht zoals afgesproken wordt omschreven, zodat dit geen vraagtekens oproept. Zorg er daarnaast voor dat alle bedragen duidelijk zijn en gespecificeerd, uiteraard moet ook de btw duidelijk zijn.
#2 Zorg voor betaalgemak
Uit onderzoek is gebleken dat het toevoegen van een iDeal link aan een factuur zeer goed werkt. Na het inzien van de factuur kan de klant direct betalen. Dit vergroot de kans dat de factuur direct voldaan wordt. Gebruik de technologie in ieders voordeel!
#3 Direct factureren
Stuur direct een factuur wanneer je een opdracht hebt afgerond. Wacht niet tot de eerste van de maand, factureer direct! Dan zit het nog vers in het geheugen en verkort je ook de betaaltermijn, aangezien je de factuur eerder stuurt. Dit is helemaal niet raar, helemaal niet als je het vooraf aangeeft
#4 Maak afspraken bij langer lopende projecten
Wanneer je een project hebt dat meerdere maanden, of misschien zelfs jaren, duurt, is het verstandig om daar op voorhand afspraken over te maken. Factureer bijvoorbeeld maandelijks, waardoor jouw cashflow blijft rollen en er geen achterstand wordt opgestapeld.
#5 Bevestig je afspraken
Van alle facturatie tips is dit één van de belangrijkste. Afspraken over betalingen zijn vaak zo gemaakt. Laat de klant deze echter bevestigen. Het liefst per mail, zodat je de afspraken zwart op wit hebt. Hierdoor is er niet snel discussie over gemaakte afspraken en sta je ook sterker mocht betaling uitblijven.
#6 Ken je klant
Als ondernemer kan je betaalachterstanden nooit helemaal uitsluiten. Weet daarom met wie je zaken doet. Is het een onbekende en krijg je de opdracht net iets te gemakkelijk? Controle is geen wantrouwen, het loont om de kredietwaardigheid van je klant(en) te checken.