Het bijhouden van de financiële administratie is voor veel bedrijven een van de werkzaamheden waar ze het meest tegenop zien. Dit is bij de kleinere bedrijven nog veel meer het geval dan de wat grotere organisaties. Een van de redenen hiervoor is dat het een van de meest tijdrovende taken is binnen een bedrijf, die niet direct bijdragen aan het resultaat van de onderneming. Dit is zeker het geval wanneer de administratie op papier gedaan wordt. In dit blog gaan we wat dieper in op de papieren administratie en de toekomst ervan.
Huidige staat van papieren administratie
Ondanks dat het 2019 is, er zijn nog genoeg bedrijven die mappen vol met belangrijke documenten bewaren als administratie. Financiële adviseurs krijgen vaak nog polissen van verzekeringsmaatschappijen opgestuurd waar ze een hard-copy van moeten bewaren. Daarnaast zijn er een hoop ondernemingen die nog steeds de bonnetjes van financiële transacties bewaren. Eenmanszaken, zzp’ers en een groot deel van de mkb’ers hebben dit voornamelijk nog. Het is mogelijk dat een deel van de administratie al wel gedigitaliseerd is.
Digitale administratie
Voor de wat grotere bedrijven of ondernemingen die zodanig veel transacties doorvoeren is een papieren boekhouding te inefficiënt en een te grote last op de beschikbare productieve uren. Zeker als er een webshop bij betrokken is en/of uitgebreide contracten. De online boekhoudprogramma’s hebben daarom de laatste jaren ook een enorme groei doorgemaakt. Het beste voorbeeld hiervan is waarschijnlijk Exact Online. Dit softwarepakket neemt zo goed als al het administratieve werk uit handen en kan gekoppeld worden aan een groot aantal veelgebruikte zakelijke programma’s. Daarnaast zijn er ook programma’s voor zzp’ers die de noodzaak voor een externe accountant zo goed als volledig uit handen nemen.
Waarom stappen bedrijven niet allemaal over?
Je vraagt je misschien af waarom niet alle bedrijven al overgestapt zijn naar een digitale administratie. Naast de rompslomp van alles intern bijhouden moet je ook facturen etc. versturen naar klanten. Daarvoor moet je enveloppen bestellen met een bedrijfslogo, verzendkosten betalen en controleren of alles goed is aangekomen. Naast de tijd die het kost, zitten er ook nog andere kostenposten aan verbonden waar je misschien niet meteen aan dacht. Online boekhoudsoftware is echter ook niet heel voordelig en werkt vaak met abonnementskosten. De bedrijven moeten dus een afweging maken van de kosten per oplossing. Daarnaast is het niet ondenkbaar dat er nog steeds ondernemers zijn die niet voldoende kennis hebben van de digitale mogelijkheden en er niet genoeg tijd in kunnen en/of willen steken om het te leren. Zodoende kan het nog lang duren voordat de papieren administratie volledig gedigitaliseerd wordt.
