Maandelijks archief februari 2019

Wat is de toekomst van de papieren administratie?

Het bijhouden van de financiële administratie is voor veel bedrijven een van de werkzaamheden waar ze het meest tegenop zien. Dit is bij de kleinere bedrijven nog veel meer het geval dan de wat grotere organisaties. Een van de redenen hiervoor is dat het een van de meest tijdrovende taken is binnen een bedrijf, die niet direct bijdragen aan het resultaat van de onderneming. Dit is zeker het geval wanneer de administratie op papier gedaan wordt. In dit blog gaan we wat dieper in op de papieren administratie en de toekomst ervan.

Huidige staat van papieren administratie

Ondanks dat het 2019 is, er zijn nog genoeg bedrijven die mappen vol met belangrijke documenten bewaren als administratie. Financiële adviseurs krijgen vaak nog polissen van verzekeringsmaatschappijen opgestuurd waar ze een hard-copy van moeten bewaren. Daarnaast zijn er een hoop ondernemingen die nog steeds de bonnetjes van financiële transacties bewaren. Eenmanszaken, zzp’ers en een groot deel van de mkb’ers hebben dit voornamelijk nog. Het is mogelijk dat een deel van de administratie al wel gedigitaliseerd is.

Digitale administratie

Voor de wat grotere bedrijven of ondernemingen die zodanig veel transacties doorvoeren is een papieren boekhouding te inefficiënt en een te grote last op de beschikbare productieve uren. Zeker als er een webshop bij betrokken is en/of uitgebreide contracten. De online boekhoudprogramma’s hebben daarom de laatste jaren ook een enorme groei doorgemaakt. Het beste voorbeeld hiervan is waarschijnlijk Exact Online. Dit softwarepakket neemt zo goed als al het administratieve werk uit handen en kan gekoppeld worden aan een groot aantal veelgebruikte zakelijke programma’s. Daarnaast zijn er ook programma’s voor zzp’ers die de noodzaak voor een externe accountant zo goed als volledig uit handen nemen.

Waarom stappen bedrijven niet allemaal over?

Je vraagt je misschien af waarom niet alle bedrijven al overgestapt zijn naar een digitale administratie. Naast de rompslomp van alles intern bijhouden moet je ook facturen etc. versturen naar klanten. Daarvoor moet je enveloppen bestellen met een bedrijfslogo, verzendkosten betalen en controleren of alles goed is aangekomen. Naast de tijd die het kost, zitten er ook nog andere kostenposten aan verbonden waar je misschien niet meteen aan dacht. Online boekhoudsoftware is echter ook niet heel voordelig en werkt vaak met abonnementskosten. De bedrijven moeten dus een afweging maken van de kosten per oplossing. Daarnaast is het niet ondenkbaar dat er nog steeds ondernemers zijn die niet voldoende kennis hebben van de digitale mogelijkheden en er niet genoeg tijd in kunnen en/of willen steken om het te leren. Zodoende kan het nog lang duren voordat de papieren administratie volledig gedigitaliseerd wordt.

3 tips voor een goede administratie voor je B.V.

Een B.V. is een besloten vennootschap. Dit is een soort rechtspersoon dat wettelijk verplicht is om een goede administratie bij te houden. Dat is natuurlijk niet altijd even makkelijk. Zeker als je maar een kleine onderneming hebt waarbij je voor een groot deel je eigen administratie bijhoudt. Daarom bieden we je in deze blog een aantal makkelijk en slimme tips voor het bijhouden van een goede administratie, ook als je pas sinds kort je BV hebt opgericht of je nog BV gaat oprichten.

Tip 1: Zet belangrijke taken in je agenda

Als zelfstandige ben je de hele dag in de weer. Ook als je een wat grotere onderneming runt, zal je agenda overvol zijn. Om dan nog maar te zwijgen van alle extra werkzaamheden, afspraken en “spoedjes” die tussendoor komen. In dat geval zullen vaak je administratieve taken als eerste aan de kant geschoven worden. Om jezelf eraan te houden en te helpen herinneren kan het helpen om bijvoorbeeld salarissen overmaken, belastingaangifte doen en je inkomstenbelasting aangeven in je agenda te zetten op een vast moment.

Tip 2: Controle, controle, controle

Iedereen maakt fouten. Het is daarom naïef om ervan uit te gaan dat jij geen fouten zult maken in je administratie. Zeker wanneer je je realiseert dat het een onderdeel van het werk is waar men doorgaans weinig tot geen affiniteit mee en interesse in heeft. Op die momenten kunnen fouten nog sneller optreden. Laat daarom je administratie controleren door een externe partij. Boekhouders weten waar de meeste fouten in een administratie wordt gemaakt en weten dus ook beter waar ze op moeten letten bij het controleren!

Tip 3: maak gebruik van handige tools

Er zijn verschillende werkzaamheden die je kunt uitvoeren die gefactureerd dienen te worden bij een klant of bij een project. In dat geval kan het erg handig zijn om gebruik te maken van slimme tools en programmaatjes die urenregistratie vereenvoudigen. Denk aan bijvoorbeeld tools zoals Toggl en IFTTT.

Wat te doen als je onterecht ontslagen bent?

Stel je voor dat je ontslagen bent, maar je vindt dat je hiermee onrecht is aangedaan. Je kunt in dit geval in beroep gaan bij je werkgever, maar dit is een behoorlijke stap. Gelukkig zijn er mensen die gespecialiseerd zijn in ontslagrecht en je graag helpen bij dit proces. In dit blog geven we je een aantal tips.

Probeer eerst het probleem met je werkgever op te lossen

Je dient altijd eerst zelf in gesprek te gaan met de werkgeven die jou ten onrechte ontslagen heeft. Je kunt bijvoorbeeld in gesprek gaan met de aanwezige HR-manager en indien gewenst kun je zelfs de directeur om een gesprek vragen. Vergeet hierbij niet om eventuele documentaties goed bij te houden. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan aantekeningen tijdens gesprekken of brieven die zijn verstuurd.

Externe hulp van ontslagrechtadvocaat inschakelen

Voordat je externe hulp van een ontslagrechtadvocaat inschakelt is het goed om te weten dat je een al een vast dienstverband hebt. Een advocaat inschakelen tijdens je proeftijd heeft bijvoorbeeld minder effect dan als je voor een vast dienstverband hebt getekend.

Als je een vordering wilt indienen bij een rechtbank voor onrechtvaardig ontslag, dan heb je normaal gesproken eerst één jaar dienstverband nodig. Als je om een standaard onrechtvaardige reden werd ontslagen, kun je een vordering indienen, ongeacht de duur van het dienstverband bij jouw werkgever.

Onrechtvaardige redenen voor een ontslag

Een standaard onrechtvaardige reden geldt in de onderstaande situaties:

  • De werkgever heeft geen gegronde reden om je te ontslaan (bijvoorbeeld als je je targets hebt gehaald)
  • De werkgever heeft bij jouw ontslag niet het juiste proces gevolgd (bijvoorbeeld als zij hun eigen ontslagprocedures niet hebben gevolgd)
  • Je werd ontslagen om een standaard onrechtvaardige reden (bijvoorbeeld voor het opnemen van zwangerschapsverlof)

De ontslagrechtadvocaat begeleidt het volledige proces

Als je de laan uit bent gestuurd door een van bovenstaande redenen en je bent er samen niet uitgekomen, dan kun je juridische hulp inschakelen. Zij helpen je door het volledige proces heen en weten precies wat jouw rechten zijn.

De voordelen van outplacement

Als je een organisatie verlaat en bezorgd bent over wat de toekomst te bieden heeft, kan outplacementbegeleiding helpen om snel en met vertrouwen je volgende baan te vinden. Ontslagen medewerkers kunnen meestal kiezen uit een geldbedrag of een outplacement. In dit blog vertellen we je graag meer over wat outplacement is en wat de voordelen ervan zijn.

Wat is outplacement?

Outplacement is ontworpen om ontslagen medewerkers snel en vol vertrouwen verder te helpen in hun carrière. Je krijgt praktische loopbaanvaardigheden, advies en coaching, van de beslissing wat je nu verder moet doen en het updaten van je CV, tot het voorbereiden van sollicitatiegesprekken, het afhandelen van meerdere, het onderhandelen over het salaris en het regelen van de arbeidsvoorwaarden.

Outplacementdiensten: 3 belangrijke voordelen

Outplacementdiensten worden steeds populairder. Het is altijd jammer wanneer werknemers worden ontslagen. Daarom bieden steeds meer bedrijven outplacement aan om hen te helpen om snel een nieuwe baan te vinden. Een outplacement kan voor zowel werkgevers als werknemers vele voordelen bieden. Dit zijn 3 belangrijke voordelen van outplacement.

1.      Sneller werk vinden

Met outplacementbegeleiding heb je meestal binnen no-time een nieuwe baan die bij je past. Als werknemer is dit goed voor je zelfvertrouwen, carrière, financiële situatie en cv. Maar ook voor de werkgever heeft een outplacement diverse voordelen. Eventuele uitkeringen die in een ontslagvergoeding zijn vastgelegd, hoeven niet meer uitbetaald te worden wanneer de ontslagen medewerker zijn nieuwe baan vindt. Hoe sneller de ontslagen medewerker dus zijn nieuwe baan vindt, hoe meer het bedrijf bespaart op de kosten.

2.      Waardevolle begeleiding

Ontslag op het werk veroorzaakt een enorme hoeveelheid stress en angst over het betalen van rekeningen en het vinden van een nieuwe baan. Deze stress kan iedereen anders treffen en kan ernstige problemen veroorzaken. Outplacementdiensten zijn er onder meer om waardevolle adviezen te geven die helpen om stress te verlichten en een positieve draai te geven aan nieuwe arbeidsbemiddeling.

3.      Meer loyaliteit en tevredenheid

Een bedrijf dat laat zien dat het echt om zijn werknemers geeft, zorgt voor harder werkende werknemers en meer loyaliteit aan het bedrijf. Als je als werkgever laat zien dat je voor je personeel zorgt en ze helpt bij het vinden van een nieuwe baan, kan dit de loyaliteit en tevredenheid van het personeel verhogen. Daarnaast zullen ze er minder bang voor zijn om losgelaten te worden en een nieuwe baan te moeten vinden.

Stappenplan: incassobureau inschakelen

Wanbetalers zijn en blijven een nachtmerrie voor veel ondernemers. Vooral door de stijgende populariteit van online shoppen blijven wanbetalers alleen maar toenemen. Veel ondernemers krijgen er stress volle en slapeloze nachten van. Je hebt zelf natuurlijk ook verplichte betalingen zoals aan de leverancier of aan je werknemers. Natuurlijk kan je een nalatige debiteur zelf achter zijn vodden aanzitten. Het is veel verstandiger om een incassobureau in te schakelen. Voordat je een incassobureau inschakelt is het verstandig om het een en ander te weten. Waar moet je op letten bij het kiezen van een incassobureau? Wat is het ideale moment om een vordering uit handen te geven? Wat zijn buitengerechtelijke kosten?

Waar moet je op letten bij het kiezen van een incassobureau?

Sommige ‘zelfbenoemde professionals’ hebben de branche in een kwaad daglicht gesteld door ongepaste praktijken. Je kan het beste kiezen voor incassobureaus die aangesloten zijn bij de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI). Alle aangesloten bureaus werken volgens een strenge gedragscode. Laat jezelf niet verleiden door websites die niet aangesloten zijn bij de NVI. Maak dus geen overhaaste beslissingen bij het kiezen van het juiste incassobureau. Word daarom ook nooit online klant bij een incassobureau. Neem eerst contact op met het bureau en maak een afspraak. Maak duidelijke afspraken over bijvoorbeeld tarieven en de wijze waarop er gewerkt en gecommuniceerd wordt naar jouw klant.

 

Wat is het ideale moment?

De praktijk leert ons dat de meeste facturen niet betaald worden, omdat ze worden vergeten. Daarom is het handig en belangrijk om eerst contact op te nemen met je klanten om dit even na te gaan. Blijkt echter dat de gemaakte afspraken daarna nog steeds niet zijn na gekomen? Dan is het toch handig om een incassobureau op de hoogte te stellen. Hoe langer je wacht, hoe groter het risico is dat je zelf problemen gaat oplopen. Wij raden aan binnen 30 dagen na vervaldag in te grijpen.

Wat zijn buitengerechtelijke incassokosten?

Een incassobureau mag extra kosten in rekening brengen als consumenten een of meerdere rekeningen niet op tijd betaald hebben. Dit noemen we de buitengerechtelijke incassokosten. Incassobureaus rekenden voorheen meestal torenhoge tarieven, zonder dat dat ze enige verantwoording verschuldigd waren. In het ‘Besluit vergoeding voor buitenrechtelijke incassokosten’ heeft de overheid sinds 2012 de hoogte vastgesteld.